Huishoudelijk reglement

Reglement van de Belfeldse Volleybalclub Holyoke: vastgesteld per 12 oktober 2022 op de algemene ledenvergadering.

Artikel 1 De vereniging
De vereniging is opgericht op 23 mei 1975 te Belfeld. In de statuten draagt de vereniging de naam Belfeldse Volleybalclub Holyoke, welke statuten zijn opgenomen in een notariële akte. De vereniging is ingeschreven in het verenigingsregister van de Kamer van Koophandel en Fabrieken voor Noord-Limburg onder nummer 40164340. De vereniging is lid van de NeVoBo (Nederlandse Volleybal Bond).

Artikel 2 De leden
Lid zijn zij die onder de bepalingen van dit of voorgaande reglementen tot de vereniging zijn toegelaten en niet door het bestuur zijn geroyeerd of reglementair voor het lidmaatschap hebben bedankt.

Artikel 3 Nieuwe leden

Kandidaten voor het lidmaatschap kunnen vier maal vrijblijvend meetrainen, indien zij de laatste twee jaren geen lid van de vereniging zijn geweest. Vóór de eerste training dient (in verband met de verzekering) een aanmeldingsformulier te worden ingevuld, met hierop de vermelding ‘Aspirant-lid’. Dit formulier dient bij de ledenadministratie afgegeven te worden.
Indien de kandidaat na vier trainingen (of eerder) volwaardig lid wenst te worden, dient de kandidaat dit per brief of email bij de ledenadministratie te melden.
Het bestuur beslist dan op korte termijn of de kandidaat wordt toegelaten. Dit besluit kan door de algemene ledenvergadering met meerderheid van stemmen teniet worden gedaan. Minderjarigen hebben bij het aanvragen van het lidmaatschap de handtekening van hun vertegenwoordiger(s) nodig.
Nieuwe leden dienen akkoord te gaan met de gedragsregels middels ondertekening. De gedragsregels zijn bij het aanmeldformulier gevoegd en zijn na te lezen op www.bvcholyoke.nl. Voor minderjarige leden tekent ouder of verzorger voor akkoord.

Artikel 4 Afmelding leden
Bedanken voor het lidmaatschap moet schriftelijk of mondeling gebeuren bij de secretaris, penningmeester of ledenadministratie.

Artikel 5 Ereleden en erefuncties
Ereleden hebben dezelfde rechten als leden echter zonder verplichtingen. Dit met uitzondering van de competitietoeslag, die pok bij ereleden die NeVoBo competitie spelen, in rekening wordt gebracht. Zij worden door de vergadering benoemd met 2/3 meerderheid van stemmen. Erefuncties kunnen worden toebedeeld aan leden, die op zeer verdienstelijke wijze de vereniging in een functie hebben gediend.

Artikel 6 Het bestuur

Het bestuur wordt gekozen door de algemene ledenvergadering naar het hoogste aantal stemmen.
Tussen de leden van het bestuur mag geen bloedverwantschap of zwagerschap in de eerste of tweede graad of huwelijk bestaan.
Het bestuur bestaat uit: voorzitter, secretaris, penningmeester en commissarissen.
De voorzitter wordt door de algemene ledenvergadering gekozen. De verdere taakverdeling wordt door het bestuur geregeld.
Het bestuur treedt naar buiten handelend op.
Het bestuur heeft het recht van royement en schorsing en is verplicht dit met opgaaf van redenen aan het betrokken lid mede te delen. Van royement of schorsing wordt in de eerstvolgende algemene ledenvergadering mededeling gedaan.
Bestuursleden dienen in het bezit te zijn van een Verklaring Omtrent Gedrag.

Artikel 7 Bestuursfuncties

De voorzitter. De voorzitter leidt de bestuurs- en ledenvergaderingen en vertegenwoordigt de vereniging in al haar belangen in overleg met het bestuur. Hij/zij heeft het recht bestuurs- en ledenvergaderingen uit te schrijven. De voorzitter is daartoe verplicht indien een meerderheid van het bestuur, respectievelijk de leden een bestuurs- of ledenvergadering wensen. Een geroyeerd lid kan de voorzitter verplichten binnen een maand na royement een algemene ledenvergadering uit te schrijven, waar hij/zij het recht heeft zich te verdedigen en stemming daarover te vragen.
De secretaris. De secretaris voert de administratie en correspondentie van de vereniging. Hij/zij maakt de notulen van de bestuurs- en ledenvergaderingen. Hij/zij brengt jaarlijks verslag uit aan de leden van alle verenigingsactiviteiten.
De penningmeester. De penningmeester verzorgt de financiële aangelegenheden van de vereniging. Hij/zij houdt van de inkomsten en uitgaven op overzichtelijke wijze aantekening. Voor uitgaven hoger dan € 250,- (anders dan uitgaven voor zaalhuur, betalingen aan volleybalorganen en vergoedingen aan trainers) is de goedkeuring van het bestuur vereist. In het begin van het verenigingsjaar, doch vóór de algemene ledenvergadering zal hij/zij een commissie, door de algemene ledenvergadering benoemd, toestaan de kas en de financiële stukken te controleren. Hij/zij zal daartoe tijdig een datum aanwijzen. Op de algemene ledenvergadering zal hij/zij het financiële verslag uitbrengen en de begroting voor het komend jaar aan de vergadering voorleggen.
De commissaris. De commissaris heeft een bepaalde taak, of zijn/haar taak bestaat uit een of meer deeltaken. Door het bestuur worden de taken van de commissaris vastgesteld en aan hem/haar toebedeeld.

Artikel 8 Commissies
Het bestuur kan naast de kas- en stemcommissie tijdelijke en vaste commissies instellen met een bepaalde taak. De voorzitter van de commissie wijst een der leden aan tot notulist(e). De voorzitter van de commissie brengt de notulen zo spoedig mogelijk ter kennis van het bestuur.

Artikel 9 Plichten en rechten der leden

De leden zijn verplicht de vereniging te steunen in haar doelstellingen. Zij moeten de vastgestelde contributie betalen en mogen niet meer dan twee maanden achterstand hebben. Op de algemene ledenvergadering moet de contributie over het afgelopen verenigingsjaar voldaan zijn of worden. Nalatige kunnen na een schriftelijke aanmaning van de penningmeester na verloop van één maand worden geroyeerd.
De leden behoren de algemene ledenvergadering bij te wonen. Van de leden wordt verwacht dat zij bij verhindering de secretaris daarvan in kennis stellen.
De leden hebben het recht de voorzitter te verplichten een algemene ledenvergadering uit te schrijven, mits zij een afvaardiging vormen van tenminste ½ van het aantal leden. Zij kunnen voorstellen en klachten indienen bij het bestuur dat verplicht is deze zonodig op de agenda te plaatsen van de eerstvolgende algemene ledenvergadering.
De leden hebben het recht de voor hen bestemde trainingen bij te wonen, waarbij de verplichting hoort, dat zij zich bij verhindering dienen af te melden bij de train(st)er.
De leden die gedurende het seizoen 10, 25, 40 of 50 jaar lid zijn of worden, jubileren. Zij hebben recht op een attentie.
Het bestuur verzorgt een attentie voor de spelers, trainer en coach van de teams die als eerste in competitie- of bekerverband zijn geëindigd.
Trainers, coaches en kaderleden die in rechtstreeks contact staan met jeugdleden dienen in het bezit te zijn van een Verklaring Omtrent Gedrag.

Artikel 10 Vergaderingen

Op de agenda van de algemene ledenvergadering zullen in elk geval de volgende punten worden geplaatst: notulen vorige algemene ledenvergadering, jaarverslag, evaluatie realisatie beleidsdoelen, prioriteiten beleidsdoelen, financieel verslag met de begroting, verslag kascommissie en benoeming kascommissie, bestuursmutaties, mededelingen en de rondvraag. De leden kunnen voor de vergadering schriftelijk vragen indienen die bij de rondvraag of als apart agendapunt zullen worden behandeld.
Een vergadering van het bestuur vindt ten minste 6 x per jaar plaats.

Artikel 11 Stemming en stemrecht

Over personen wordt schriftelijk gestemd. Wordt bij de eerste stemming geen meerderheid verkregen, dan vindt een nieuwe stemming plaats. Wordt ook daarbij geen meerderheid verkregen dan heeft herstemming plaats tussen de twee personen die de meeste stemmen op zich verenigden. Staken de stemmen bij herstemming, dan beslist het lot. Bij het bepalen van de meerderheid der uitgebrachte stemmen, worden blanco stemmen niet meegeteld. De stemming wordt gecontroleerd door een uit de vergadering aan te wijzen commissie van drie personen.
Over zaken wordt, tenzij anders wordt verzocht, mondeling (of bij handopsteking) gestemd. Een besluit wordt genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staken der stemmen is het voorstel verworpen.
Naast het stemrecht voor leden en ereleden wordt tijdens een algemene ledenvergadering stemrecht toegekend aan één van de ouders/verzorgers van een jeugdlid (jonger dan 16 jaar), indien geen van beide ouders/verzorgers lid is van de vereniging. Ongeacht het aantal jeugdleden binnen één gezin heeft de desbetreffende ouder/verzorger slechts één stem.
Alleen personen die tijdens een ledenvergadering gebruik kunnen maken van hun stemrecht kunnen, over zaken die op de agenda van de algemene ledenvergadering staan, voorafgaand schriftelijk hun stem uitbrengen en deze voor de ledenvergadering ter kennis brengen van de secretaris.
Door het bestuur wordt bij het opstellen van de agenda vermeld over welke agendapunten schriftelijk gestemd kan worden. Het aantal schriftelijk uitgebrachte stemmen is niet van invloed op het quorum zoals bedoeld in artikel 18 lid 1 van de statuten. Het resultaat van de schriftelijk uitgebrachte stemmen wordt pas bij het vaststellen van de uitslag door de stemcommissie kenbaar gemaakt.

Artikel 12 Contributie / Toeslag voor competitiekosten

De contributie wordt van jaar tot jaar door bestuur vastgesteld en door de ledenvergadering goedgekeurd. De contributie is voor jeugdleden leeftijdgebonden. Peildatum voor de contributieleeftijd is 1 juli van elk jaar.
Het bestuur heeft de bevoegdheid om in voorkomende gevallen van de vastgestelde bedragen af te wijken.
Leden die een verenigingsfunctie vervullen en zelf niet bij Holyoke trainen en/of wedstrijden spelen worden verenigingsleden genoemd. Hen wordt de keuze gelaten of, en zo ja, hoe veel, zij een periodieke financiële bijdrage leveren.
Leden die geen functie binnen de vereniging vervullen en zelf niet bij Holyoke trainen en/of wedstrijden spelen worden steunende leden genoemd. Steunende jeugdleden betalen € 10,- per jaar, overige steunende leden € 20,- per jaar.
Contributiereductie is mogelijk tot:
A. 50% bij langdurige ziekte (langer dan twee maanden niet kunnen deelnemen aan trainingen en wedstrijden);
B. 100% bij zwangerschap.
C. C. 50% bij lidmaatschap bij andere vereniging in verband met studie. Hiertoe dient een bewijs van lidmaatschap van de andere vereniging overlegd te worden.
In aanmerking voor contributiereductie komen slechts de leden die bekend zijn bij het bestuur.
Een toeslag voor competitiekosten wordt geheven van (jeugd-)leden die deelnemen aan de NeVoBo (zit)volleybalcompetitie. De hoogte van de toeslag wordt van jaar tot jaar door het bestuur vastgesteld en zal, zo mogelijk, worden bekend gemaakt op de algemene ledenvergadering, danwel zo spoedig mogelijk nadien. De betaling van de toeslag wordt vóór de start van de competitie geïncasseerd door de penningmeester. Indien het lid vóór 1 augustus van het competitieseizoen aangeeft geen competitie te willen spelen, wordt geen competitietoeslag in rekening gebracht.
Indien een spelend lid zijn/haar spelerskaart verliest of als deze gestolen wordt, worden de kosten voor aanvraag van een duplicaat op het lid verhaald. Indien een coach of andere speler de spelerskaarten beheert, worden de kosten niet verhaald.
Per gezin of andere samenlevingsvorm wordt een maximaal verschuldigde contributie per maand vastgesteld voor alle leden uit dat gezin samen, waarbij kinderen alleen meetellen als ze nog geen 18 jaar zijn.

Artikel 13 Tenue en materialen

Het tenue van de vereniging bestaat uit een overwegend oranje shirt en een blauwe sportbroek.
Elk competitiespelend lid is verplicht aan de wedstrijden deel te nemen in het genoemde tenue.
De shirts van niveauteams worden gekocht door de leden. De shirts van de andere teams zijn eigendom van de vereniging en worden door de vereniging verhuurd aan het lid. Voor aanschaf van een broek dient het lid zelf te zorgen.
Naast het tenue kunnen aan het team overige zaken beschikbaar gesteld worden. Hiervoor kan door het bestuur een borgregeling getroffen worden. De borg wordt door de penningmeester aan de leden terugbetaald na het volledig en onbeschadigd inleveren van het geleende materiaal.
Alle zaken m.b.t. shirts en ter beschikking gestelde materialen verlopen via de teamcontactpersoon met de daartoe door het bestuur aangewezen persoon.

Artikel 14 Onkostenvergoeding
Alle leden krijgen de in opdracht van en met goedkeuring van het bestuur gemaakte kosten vergoed.

Voor de meest voorkomende kosten worden de navolgende normbedragen gehanteerd:
A. reiskosten € 0,19 per km.
B. overige kosten volgens nota.
Bestuursleden, leden van de Technische Commissie, leden van de Jeugdcommissie en de financiële administratie ontvangen bovendien een vaste onkostenvergoeding wegens reizen op korte afstand, telefoon, representatie e.d.
Voor vergaderingen welke ten huize van een der leden worden gehouden, ontvangt het lid op verzoek een bijdrage van € 4,50 per vergadering.
De reiskosten voor deelname aan competitie- en oefenwedstrijden van de zitvolleybalteams worden door de vereniging vergoed. Dit tot een maximum van € 1500,- per jaar voor alle zitvolleybalteams samen.
Voor overige teams in de 1e klasse of hoger wordt bij aanvang van het seizoen € 200,- uitgekeerd aan het team als reiskostenvergoeding.
De reiskosten voor deelname aan zitvolleybaltrainingen van spelers die minimaal 1x per week bij BVC Holyoke trainen en volgens ANWB routeplanner meer dan 30 kilometer (enkele reis) dienen te reizen van huisadres tot het Hamarplein in Belfeld worden deels door de vereniging vergoed. Er wordt daarbij geen onderscheid gemaakt tussen spelers die 1x per week trainen en spelers die vaker dan 1x per week trainen. Uitkering van deze bedragen vindt per seizoen plaats in maart. De vergoedingen per seizoen zijn:
A. per speler die 30 tot 60 kilometer (enkele reisafstand) van de Hamar woont: € 60,-.
B. per speler die meer dan 60 kilometer (enkele reisafstand) van de Hamar woont: € 170,-.
Na afloop van ieder seizoen wordt door het bestuur de reiskostenregeling geëvalueerd en indien nodig aangepast voor het volgende seizoen.
Boetes als gevolg van wangedrag komen altijd ten laste van het betreffende lid of de betreffende leden. Overige boetes worden betaald door de vereniging, tenzij het bestuur anders besluit.

Artikel 15 Toernooien
Dit artikel is van toepassing op teams die deelnemen aan toernooien onder de naam van de vereniging BVC Holyoke.

Bij deelname van een team aan een toernooi, neemt het team zelf de inschrijfkosten voor zijn rekening.
Het bestuur wordt door degene die het team inschrijft, vooraf op de hoogte gebracht. Dat i.v.m. de verzekering en aansprakelijkheid.
De deelnemers vormen een afvaardiging van de vereniging en behoren zich als zodanig correct te gedragen.
De inschrijfkosten voor een jeugdteam worden voor twee toernooien per jaar door de vereniging gedragen.
De reiskosten worden door de deelnemende leden zelf gedragen, met uitzondering van de reiskosten voor het deelnemen aan toernooien door de zitvolleybalteams van de vereniging, met dien verstande dat per team slechts één toernooi per jaar voor vergoeding in aanmerking kan komen. De kosten, à € 0,15 per km. met een maximum van € 75,– per jaar voor alle zitvolleybalteams samen, kunnen worden gedeclareerd bij de penningmeester.

Artikel 16 Deelname aan cursussen en rayontrainingen

Indien het bestuur ouders van jeugdleden voorstelt hun kind aan regionale talententrainingen te laten deelnemen,vergoedt de vereniging 50% van de inschrijfkosten tot een maximum van € 100,- per speler per jaar.
Indien een lid een externe trainerscursus of scheidsrechtercursus wenst te volgen, kan in overleg met het bestuur gekomen worden tot een regeling ter financiering van deze cursus.

Artikel 17 Privé- en familieaangelegenheden

Het bestuur of een afvaardiging neemt, indien mogelijk, deel aan recepties ter gelegenheid van huwelijk, jubileum e.d. van de leden en ouders van leden.
Het bestuur draagt zorg voor felicitaties en condoleances bij geboorte en overlijden en verzorgt een attentie bij ziekte.
Het bestuur of een afvaardiging neemt, indien mogelijk, deel aan recepties e.d. ter gelegenheid van jubileum, kampioenschap e.d. van de plaatselijke verenigingen, verenigingen waarmee de vereniging in competitieverband contact heeft en bedrijven welke met de vereniging een nauwe band hebben. Bij deelname door het bestuur wordt een attentie verzorgd van maximaal € 15,-.

Artikel 18 Wijzigingen
Gehele of gedeeltelijke wijziging van het reglement moet goedgekeurd worden door stemming van een meerderheid in de ledenvergadering.

Artikel 19 Overige gevallen
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur.