Vertrouwenscontactpersoon

Peter van Eijk: vertrouwenscontactpersoon@bvcholyoke.nl

Inleiding
(Seksuele) intimidatie, agressie, geweld en discriminatie zijn vormen van gedrag die niet thuis horen in een goed en stimulerend sportklimaat. Het bestuur van BVC Holyoke probeert dit soort ‘ongewenst

gedrag’ dan ook zoveel mogelijk te voorkomen en heeft in dit kader een vertrouwenscontactpersoon aangesteld.

Leden en ouders van minderjarige leden respecteren over het algemeen elkaars grenzen. Grenzen die meestal heel vanzelfsprekend zijn, maar die af en toe expliciet gemaakt moeten worden omdat gedrag dat door een ander als ‘een leuke manier van omgaan’ wordt beschouwd voor een ander te ver gaat. Soms écht te ver. Wanneer een ander jou lastig valt met zijn of haar gedrag en je zelf niet meer weet hoe je de situatie op moet lossen, kun je verschillende dingen doen. Je kunt de hulp van een teamgenoot, coach, contactpersoon jeugd of senioren of het bestuur inroepen. Je kunt echter ook contact opnemen met de vertrouwenscontactpersoon van BVC Holyoke. Zij fungeert in eerste instantie als klankbord en zij kan je helpen te zoeken naar een oplossing. Soms kan dat een informele oplossing zijn, waarbij een vertrouwenscontactpersoon eventueel bemiddelt. Indien noodzakelijk of gewenst kan zij je ook door verwijzen naar een andere instantie. Bij meer extreme vormen van ongewenst gedrag kan een formele oplossing meer voor de hand liggen.

Doel van aanstelling van een vertrouwenscontactpersoon
BVC Holyoke wil een tak van sportvereniging zijn waar leden zich veilig en vertrouwd kunnen voelen. De vertrouwenscontactpersoon heeft een taak in het in stand houden of zelfs verbeteren van de omgangsvormen welke bijdragen aan het gevoel van veiligheid en vertrouwdheid voor de individuele leden. Zij draagt zorg voor de eerste opvang van betrokkenen (slachtoffers, ouders van minderjarige slachtoffers, beschuldigde, bestuur en evt. de bond) bij een incident binnen de vereniging. Landelijke wetgeving heeft bepaald dat sportverenigingen volgens de ARBO wet, een vertrouwenscontactpersoon kunnen aanstellen. Bij deze voldoet BVC Holyoke aan de regelgeving vanuit de ARBO wet. De vertrouwenscontactpersoon wordt door de ALV benoemd.

Taken en bevoegdheden van de vertrouwenscontactpersoon
De vertrouwenspersoon handelt uitsluitend naar aanleiding van een rechtstreeks verzoek van het verenigingslid en met diens instemming. Voor alle stappen die de vertrouwenspersoon onderneemt is de toestemming van de melder vereist. Indien de betreffende melder deze toestemming weigert, dient de vertrouwenspersoon de bemoeienis stop te zetten.
De vertrouwenspersoon waarborgt ten alle tijde de vertrouwelijkheid en dient geheimhouding in acht te nemen omtrent de reden tot consultatie van de vertrouwenspersoon.

De vertrouwenspersoon heeft tot taak:

Het verenigingslid die de vertrouwenspersoon benadert bij te staan en te begeleiden;
Het adviseren van de betreffende persoon over verder te nemen stappen;
Het op verzoek van de betreffende persoon ondernemen van stappen gericht op het zoeken naar een oplossing;
De betreffende persoon indien het een strafbaar feit betreft (aanranding, verkrachting, mishandeling) tevens ondersteunen bij het doen van aangifte bij de politie;
De vertrouwenspersoon houdt persoonlijke aantekeningen bij tijdens de procedure. Na afronding van de procedure worden deze aantekeningen vernietigd. De vertrouwenspersoon houdt tevens een anonieme registratie bij van de aard en omvang van de door hem afgehandelde zaken; deze worden opgenomen in het jaarverslag.
Waar mogelijk preventief te werk gaan. Bij signalering van mogelijke problemen op het gebied van ongewenst gedrag, wordt dit met betrokkenen besproken.
Vragen beantwoorden, doorverwijzen, adviseren of toetsen over al dan niet overschrijden van grenzen.
Bij geruchten van klachten, onderzoeken of deze klachten werkelijk bestaan.
Doorverwijzen naar de poule van vertrouwenspersonen- en adviseurs van de NOC*NSF.

Notabene
Bij het ontbreken van schriftelijke toestemming van de betrokken persoon om informatie aan derden te verstrekken, kan de vertrouwenscontactpersoon zich pas ontheven achten van de belofte tot eheimhouding indien tenminste voldaan is aan al de vijf hieronder genoemde voorwaarden:

Alles is in het werk gesteld de toestemming van de betrokken persoon te verkrijgen.
De vertrouwenscontactpersoon verkeert in gewetensnood door het handhaven van de geheimhouding.
Er is geen andere weg dan doorbreking van de geheimhouding om het probleem op te lossen.
Het is vrijwel zeker dat het niet doorbreken van de geheimhouding voor betrokkenen of voor derden aanwijsbare en ernstige schade en/of gevaar zal opleveren.
De vertrouwenscontactpersoon is er vrijwel zeker van dat doorbreking van de geheimhouding de schade aan betrokkenen of anderen in belangrijke mate zal voorkomen of beperken.
Indien een dergelijke situatie zich voordoet, zal de vertrouwenscontactpersoon haar redenen om de geheimhouding te doorbreken met een ter zake kundige partij bespreken alvorens de geheimhouding te doorbreken.
De vertrouwenscontactpersoon brengt betrokkenen op de hoogte van het voornemen de geheimhouding te doorbreken, alvorens dit daadwerkelijk te doen.

Omschrijving ongewenst gedrag
Onder ongewenst gedrag verstaat de volgende categorieën gedragingen:

Verbale agressie (bijvoorbeeld schelden, schreeuwen, treiteren);
Fysieke agressie (bijvoorbeeld slaan, vastgrijpen);
Psychische agressie/intimidatie (bijvoorbeeld dreigen, chanteren, achtervolgen, pesten);
Seksuele intimidatie (bijvoorbeeld nafluiten, opmerkingen maken, aanranding en verkrachting);

Werkwijze vertrouwencontactpersoon bij een klacht
De vertrouwenscontactpersoon zal trachten door verwijzing, bemiddeling of advisering een oplossing te bewerkstelligen voor de gemelde klacht.

Verwijzing
Het kan zijn dat een andere klachtenregeling zoals gehanteerd door het NOC*NSF meer geschikt is voor de behandeling van de melding/klacht. In dat geval zal de vertrouwenscontactpersoon dit met betrokkene bespreken en doorverwijzen.
Daarnaast kan het in geval van beschuldiging van strafbare zaken, noodzakelijk zijn om aan te dringen op het doen van aangifte bij de politie. Bij kinderen onder de 12 jaar kan het nodig zijn, al dan niet met instemming van het slachtoffer (zie 3.4.) contact op te nemen met ouders en/of wettelijke vertegenwoordigers en de politie.

Bemiddeling
De vertrouwenscontactpersoon streeft ernaar problemen uit de wereld te helpen door bemiddeling. Het slachtoffer zal, na een gesprek, eerst het advies krijgen om een gesprek aan te gaan met de beschuldigde.
Als betrokkene daarmee akkoord gaat, neemt de vertrouwenspersoon contact op met de beschuldigde. Soms kunnen de problemen opgelost worden in één of meerdere gesprekken onder leiding van de vertrouwenscontactpersoon, tussen de betrokkenen. Soms kan de oplossing gevonden worden in een gesprek tussen de vertrouwenscontactpersoon en de beschuldigde. Dit alles gebeurt alleen met de instemming van het slachtoffer en de beschuldigde.

Advisering
Het is ook mogelijk dat de vertrouwenscontactpersoon één of meer gesprekken met de betrokkenen voert, waardoor diegene mogelijkheden ziet om zelf tot een oplossing van het probleem te komen.

Preventie
De vertrouwenscontactpersoon heeft een taak in de preventie van ongewenst gedrag. Daartoe zal bij het kader, waaronder trainers, coaches en begeleiders bekend gemaakt moeten worden met gedragsnormen en het oppakken van de signalen van ongewenst gedrag. Voorop staat dat de hele vereniging een verantwoordelijkheid heeft in het naleven van gedragsnormen. Middelen kunnen zijn: themabijeenkomsten, risico inventarisatie, artikel in het verenigingsblad, foldermateriaal van NOC*NSF beschikbaar stellen en het bestuur van advies voorzien inzake ongewenst gedrag en de preventie hierin.

Bestuur
De voorzitter van het bestuur nodigt de vertrouwenspersoon één keer per jaar uit voor een gesprek een persoonlijk gesprek met de voorzitter. Insteek voor die bespreking is om het bestuur een indruk te geven van de algemene stand van zaken: hoe is het gesteld met de normen en waarden in de vereniging. In dit gesprek worden geen individuele meldingen besproken. De vertrouwenspersoon kan afzien van het gesprek indien meldingen, zaken of personen zijn te herleiden.

Ondersteuning
De vertrouwenscontactpersoon van BVC Holyoke kan zelf terugvallen op het overkoepelend beleid en ondersteuning die geboden wordt door het NOC*NSF.